In februari 2018 onderging mijn partner een dubbelzijdige longtransplantatie. Deze levensreddende gebeurtenis markeerde het begin van een compleet nieuwe fase in ons leven. Het vergde veerkracht, zacht werken en de moed om met onzekerheden en veranderingen om te gaan. Mijn leven en werk houd ik in balans door af te stemmen op mijn gevoel en energie. Ik ontdekte dat een 6-urige werkdag voor mij het meest effectief is.

Een 6-urige werkdag: De impact van de Wet van Parkinson

In Zweden is de 6-urige werkdag al in diverse bedrijven met succes ingeburgerd. De 6-urige werkdag is ingegeven door de Wet van Parkinson. Deze wet stelt dat je werk zich zal uitbreiden om de toegewezen tijd om het te voltooien, in te vullen. Met andere woorden, als je een taak toegewezen krijgt, denk je automatisch aan de hoeveelheid tijd die je beschikbaar hebt om de taak te voltooien, in plaats van hoeveel tijd we werkelijk nodig hebben.

Iedereen is gevoelig voor Parkinson’s law. Het gebeurt onbewust. Als je een taak krijgt toegewezen dan ben je van nature gericht op ‘wanneer moet het af zijn?’. We richten ons vaak op de deadline en vullen onze tijd met activiteiten om de taak te voltooien.

Dit universele gevoel dat we de beschikbare tijd willen benutten om een taak af te ronden, blijkt inefficiënt te zijn. Zelfs als een taak niet zoveel tijd vergt, streven we ernaar om de gegeven tijd te gebruiken. Kun jij je voorstellen hoeveel verspilde tijd en inspanning hiermee gemoeid zijn? Misschien is het idee om de werkdag naar slechts 6 uur in te korten zo gek nog niet.

Optimalisatie van mijn re-integratietrajecten; een voorbeeld uit eigen praktijk

In mijn re-integratietrajecten spreek ik met mijn opdrachtgever en kandidaat af, om binnen 1 maand nadat ik met de kandidaat van start ben gegaan, een ‘trajectplan re-integratie spoor 2’ aan te leveren. Opvallend genoeg komt dit plan nooit eerder tot stand! Gedurende die maand benut ik de beschikbare tijd volledig en onderneem verschillende activiteiten om tot een uitgebreid plan te komen. Ik heb gesprekken met de kandidaat, laat deze een test doen of een uitdaging uitwerken en doe onderzoek naar diens arbeidsmarktpositie. Alle input gebruik ik bij het samenstellen van het trajectplan. Ondanks dat ik een format met veel standaardinformatie tot mijn beschikking heb, begin ik pas aan het eind van de maand daadwerkelijk met het met het completeren van het plan. Dit proces zal ongetwijfeld efficiënter kunnen als ik een andere insteek kies.

Flexibel werken: is de traditionele fulltime werkweek nog nodig?

Veel banen worden fulltime vacant gesteld. Maar is die volledige werkweek echt nodig voor het uitvoeren van de taken? In werkelijkheid krijgt de werknemer 40 uur toegewezen om de werkzaamheden te voltooien. Volgens de Wet van Parkinson zal de werknemer die beschikbare tijd ook daadwerkelijk gebruiken om de taken te vervullen.

Echter, ik ken een interessant voorbeeld van iemand die werkt bij een organisatie. Hij heeft een contract voor 32 uur per week, maar hij vult slechts 2 dagen in met werk. Dit is mogelijk omdat zijn werk voornamelijk administratief van aard is en deels hybride kan worden uitgevoerd. Ondanks deze beperkte inzet, slaagt hij erin om al zijn taken succesvol af te ronden. Hij komt er dus zonder problemen mee weg. Dit werpt de vraag op of de traditionele fulltime werkweek altijd noodzakelijk is. Wordt wakker beste werkgever, denk ik dan.

Slimmer werken en je tijd beter benutten met tijdmanagement

Door tijdmanagement technieken in te zetten, kun je leren om effectiever te werken. Er bestaan heel wat modellen en technieken die je helpen productiever te werken. Ik noem enkele populaire:

• Eisenhower matrix
• Pomodoro-techniek
• Tijd blokkeren
• Getting Things Done
• Wet van Parkinson

Mijn zacht werken methode omvat onderdelen uit al deze diverse technieken. Het gaat erom dat je experimenteert met wat specifiek bij jou past. Wat werkt, hou je erin, wat niet voor je werkt, daar stop je mee of ga je anders doen. Zo heb ik in de loop der jaren mijn eigen 'zacht werken werkwijze' ontwikkelt en verzet ik veel werk binnen mijn vaak 6-urige werkdagen. Daarna is mijn energie en inspiratie voor werk op en is het tijd voor andere bezigheden. Tijdens mijn werk neem ik regelmatig korte pauzes en laat ik me zo min mogelijk afleiden door externe prikkels. Het resultaat is een productieve en gebalanceerde manier van werken.

Mijn zacht werken modus waardoor ik meer bereik in minder tijd

Mijn werkweek begint op maandag altijd met een ‘personal business day’. Op deze dag plan ik doorgaans geen afspraken. Het is mijn toegewijde tijd voor werkzaamheden AAN mijn bedrijf. Eén keer in de drie weken start ik de maandag met creatief werk, zoals het schrijven van dit blog en de tekst voor de nieuwsbrief. Ik begin hieraan ZONDER mijn mail te hebben aangezet. Mijn telefoon ligt buiten handbereik en ik zie dus geen verstorende pop-up berichtjes. Appjes of voicemails behandel ik pas later op de dag. Ik ben er gewoon even niet. Bovendien ben ik flexibel in mijn starttijd op maandagochtend. Als ik een onrustige nacht heb gehad of nog wil genieten van wat extra slaap, is er geen druk om direct aan het werk te gaan. Op maandagen besteed ik ook tijd aan administratieve taken en werk ik aan bijvoorbeeld mijn website.

Werken op avonden of in het weekend doe ik zeer sporadisch en liever helemaal niet. Uit ervaring weet ik, mijn energie om te werken is dan ‘op’. Ik werk overdag intensief met cliënten en aan mijn taken en in de avond wil ik vrij zijn van werk.

Zacht werken ingepast in mijn weekroutine

Mijn werkweek volgt een gestructureerd patroon dat me in staat stelt om mijn werk en persoonlijke energie optimaal te beheren en gefocust te werken. Op dinsdagen tot en met vrijdagen heb ik ruimte om af te spreken met mijn cliënten, variërend van loopbaanconsulten, coachsessies en re-integratiegesprekken. Deze zijn allemaal 1-op-1. Ook heb ik door de week heen netwerkgesprekken en ontdekgesprekken gepland. Onderstaande helpt me productief te blijven gedurende de week:

• Ik spreek niet eerder af dan 9 uur in de ochtend. Liever nog stuur ik aan op 9:30 voor mijn eerste consult. Mijn ideale aantal consulten per dag is maximaal 3, waardoor ik maatwerk kan leveren en de kwaliteit van gesprekken hoog blijft en mijn energie op peil.
• Ik werk taken één voor één af. Als ik bijvoorbeeld een voortgangsverslag opstel, zorg ik ervoor dat ik niet gestoord kan worden en werk ik eraan totdat het af is. Vervolgens ruim ik alles van die taak op en neem ik een welverdiende pauze. Na de pauze beslis ik welke activiteit ik vervolgens ga aanpakken - daarbij afstemmend op mijn energie - of ik heb een geplande afspraak met een cliënt.
  
• Reizen naar afspraken of tussen afspraken, tracht ik tot een minimum te beperken. Gesprekken kunnen bij mij op kantoor plaatsvinden, of we plannen ontmoetingen buiten de spitsuren om tijd te besparen of we werken efficiënt online via videocall. Online werken met cliënten is voor mij heel passend en effectief gebleken. Het grootste deel van mijn cliënten heeft daar ook geen enkele moeite mee.
  
• Op werkdagen plan ik tussen mijn consulten door - of ik blok een dagdeel - om te werken aan re-integratieverslagen, verwerk ik mailtjes en behandel ik telefoongesprekken. Ik kijk heel kritisch bij welke overleggen ik aansluit. Gelukkig zijn dit soort verplichtingen, sinds ik werk als zelfstandige, tot een minimum beperkt.
• Om mijn werkdag af te sluiten of te onderbreken, maak ik minstens 30 minuten (in de praktijk vaak een uur) vrij om te wandelen, wat mijn welzijn zeker ten goede komt.
  

Dankzij deze aanpak heb ik de afgelopen jaren de mogelijkheid gehad om een post-hbo-opleiding te volgen en een boek te schrijven. Ik bleef in balans, ook al maakte de privésituatie en de onzekerheden van de Corona crisis het soms een uitdaging.

Zorg ervoor dat je de tijdlekken in jouw leven op tijd signaleert

Wil jij ontdekken waar jij tijd lekt om vervolgens verbetering daar in aan te brengen dan heb ik een uitdaging. Ga eens na hoeveel en welke van onderstaande tijdlekken jij herkent in je leven:

• Tijd onbewust of ongewild weggeven aan anderen. Omdat het er nu eenmaal bij hoort of omdat je aardig gevonden wilt worden.
• Je kunt geen ‘nee’ zeggen. Ook niet als je geen zin of tijd hebt.
• Je besteedt ongewild of onbewust teveel tijd aan social media of spelletjes op je smartphone. Je kijkt en voor je het weet is het een uur later.
• Je bekijkt je email of social media meerdere keren per dag / zodra er een melding binnen komt.
• Je vindt het lastig om prioriteiten te stellen en stelt lastige zaken liever uit dan dat je er de dag mee begint.
• Je kiest niet bewust aan wie of aan wat je tijd wilt besteden. Het overkomt je, jouw agenda wordt gevuld met andermans wensen.
• Je gedachten dwalen vaak af en je bent niet in het hier en nu. Je bent vooral bezig met iets wat geweest is of wat nog komen gaat.
• Je hebt regelmatig mensen of iemand om je heen die jou ergert, boos of verdrietig maakt.
• Je gaat maar door met de taak waarmee je bezig bent terwijl de energie / inspiratie op is.
• Je doet meerdere dingen tegelijk. Dat is niet efficiënt en daardoor lek je tijd.

Welke lekken irriteren je het meeste, nu je je er bewust van bent?
Welke eerst kleine stap ga jij vandaag zetten om dat tijdlek te dichten?

Ik wens je een fijne nieuwe werkdag, die jij steeds korter weet te maken zonder in te boeten op kwaliteit. Kortere werkdagen die maken dat je volop tijd en energie over hebt om te besteden aan ontspanning en je dierbaren. We werken om te leven, toch?

Wil jij vaker dit soort artikelen lezen? Meld je dan nu aan voor mijn nieuwsbrief. Dan ben jij altijd als eerste op de hoogte van mijn nieuwste blogartikel en deel ik tips met je rondom het vormgeven van jouw loopbaan, ondernemerschap en re-integratie.